Cum să reamintim e-mailurile în MS Outlook pentru Windows?

Știind cum să vă amintiți un e-mail în Microsoft Outlook este vital dacă lucrați într-un birou. Nu vreți niciodată să trimiteți un e-mail plin de greșeli jenante, în special persoanelor în vârstă. Acest lucru vă poate face să arătați incompetent și chiar să vă întrebați managerul de ce v-a angajat.

Chiar și persoanele în vârstă nu ar vrea niciodată să-și distrugă reputația, lovind în mod neintenționat „Trimite” sau „Răspunde tuturor” la mesajul greșit. Îndurarea ridicolului și a rușinii este ceva prin care nimeni nu vrea să treacă vreodată.

Din fericire, mulți clienți / servicii de e-mail oferă funcționalitatea de a reaminti e-mailurile. Da, chiar și după ce ați trimis e-mailul.

MS Outlook pentru Windows este un astfel de client de e-mail cu această caracteristică valoroasă. Iată cum puteți utiliza această funcție pentru a vă salva atât fața, cât și locul de muncă.

Ghid pas cu pas pentru a reaminti e-mailurile în Outlook

Reamintirea e-mailurilor în Outlook este destul de simplă.

Urmați acești pași și veți vedea cum să reamintim un e-mail în Outlook :

1. Căutați mesajul pe care doriți să îl amintiți deschizând folderul Elemente trimise. Fiind un e-mail trimis recent, acesta se află în partea de sus a listei.
2. Faceți dublu clic pe e-mail și se va deschide.
3. Asigurați-vă că vă aflați în fila Mesaj (verificați partea de sus a ferestrei).
4. Acum găsiți meniul drop-down etichetat „Acțiuni”. Veți găsi acest lucru lângă opțiunile de e-mail, „Reguli” și „Mutați” pe bara de activități.
5. Acum, pentru a aminti mesajul, faceți clic pe Acțiuni. Apoi faceți clic pe Recall This Message.

Rețineți că aceste opțiuni sunt disponibile numai dacă aveți un cont Exchange. În anumite organizații, opțiunile pot fi blocate de administratorii dvs.

Pentru a finaliza operațiunea, continuați urmând acești pași:

1. Veți primi o fereastră de rechemare.
2. Aici veți primi două opțiuni: ștergerea copiilor necitite ale e-mailului sau înlocuirea acestuia cu un mesaj mai adecvat.
3. Funcționalitatea oferă o opțiune care raportează rechemarea cu succes sau eșecul e-mailului pentru destinatari individuali. Selectați preferințele dvs. înainte de a face clic pe OK.

Dacă selecția dvs. a fost să ștergeți mesajul, procesul este finalizat și v-ați salvat cu succes dintr-o situație potențial jenantă.

Dacă selecția dvs. a fost să înlocuiască mesajul, continuați cu următorii pași:

1. După ce selectați opțiunea de înlocuire a mesajului, veți obține un nou ecran pentru a compune noul mesaj.
2. Când sunteți gata, selectați „Trimiteți” și procesul de rechemare va începe.

Rețineți că vechiul dvs. e-mail nu dispare doar prin trimiterea mesajului de rechemare.

Deci, ce ar trebui făcut pentru ca mesajul vechi să dispară? Ei bine, destinatarii ar trebui să deschidă mai întâi mesajul dvs. de rechemare înainte de a deschide e-mailul pe care nu doriți să îl vadă. Abia atunci va dispărea un e-mail greșit. Asta se întâmplă atunci când vă amintiți e-mailurile prin trimiterea unui mesaj de înlocuire.

Un mic truc ingenios pentru a-i determina pe destinatari să-ți deschidă mai întâi mesajul de rechemare este titlarea mesajului de rechemare „URGENT”. Acest lucru ar trebui să motiveze destinatarii să îl deschidă cât mai repede posibil.

De ce Reamintirea prin e-mail nu funcționează întotdeauna

Din păcate, este posibil ca procesul de rechemare a e-mailului să nu funcționeze corect.

Având în vedere viteza super-rapidă de internet pe care o avem în prezent, un e-mail trimis din greșeală va ajunge în căsuța de e-mail a cuiva în câteva secunde. Dacă destinatarul stă la biroul său cu clientul de e-mail deschis, probabil că îl va vedea și deschide mai repede decât vă puteți aminti.

Și nu aceasta este singura problemă

Mai mulți alți factori pot complica lucrurile, inclusiv:

• Orice e-mail deschis nu poate fi reamintit. Cu toate acestea, destinatarul va primi e-mailul de rechemare, făcându-l să știe că nu intenționați să trimiteți un e-mail greșit.
• Destinatarul poate avea filtre specifice care redirecționează e-mailurile primite în alte foldere, în afară de folderul de mesaje primite. Acest lucru face imposibilă rechemarea, deoarece funcționează numai dacă e-mailul se află în căsuța de e-mail a destinatarului.
• E-mailurile trimise către folderele publice prezintă un risc mai mare de a fi văzute de toată lumea și o șansă mai mică de a fi rechemate. Nu este nevoie ca toată lumea să vadă e-mailul pentru a fi imposibil de reamintit. Doar un destinatar care îl etichetează ca citit va face imposibilă reamintirea.
• Această funcție de rechemare Outlook nu va funcționa pe e-mailurile trimise către alți clienți de e-mail, cum ar fi Gmail. Funcționează numai pentru e-mailurile trimise în Outlook. Prin urmare, probabil că veți dori să restricționați comunicarea în Outlook pentru a fi în siguranță.
• Funcționalitatea va fi problematică atunci când aveți de-a face cu diferite versiuni de Outlook. Acesta este cazul dacă utilizați Outlook pe dispozitive mobile cu setările Exchange ActiveSync. Și devine și mai rău dacă telefonul dvs. mobil este offline.
• Dacă PC-ul dvs. are probleme de performanță, acesta va fi lent. Este posibil ca computerul dvs. să nu răspundă o perioadă de timp, ceea ce face dificilă retragerea rapidă a unui e-mail. Prin urmare, ar trebui să vă reglați computerul pentru performanțe maxime, folosind un instrument util precum BoostSpeed.

Luând în considerare aceste provocări, caracteristica valoroasă nu pare atât de benefică la urma urmei.

Ce se întâmplă dacă amintirea prin e-mail nu funcționează? Mai este ceva care să te ajute?

Cu siguranță mai aveți o opțiune: scrieți scuze sincere. Oamenii de cealaltă parte sunt mai predispuși să înțeleagă situația ta și să nu se ofenseze.

Mai bine, puteți lua măsuri de precauție pentru a evita un astfel de scenariu în viitor.

Cea mai bună măsură de precauție este să ne verificăm din nou e-mailurile înainte de a le trimite. Nu vă grăbiți niciodată să trimiteți chiar și mesaje urgente. Citiți-le de două ori sau de trei ori.

Și dacă simțiți că aveți nevoie de o măsură de precauție și mai completă, puteți seta e-mailurile să întârzie la trimitere. Pentru a aplica aceste setări, urmați acești pași:

1. Accesați Fișier.
2. Selectați Gestionați regulile și alertele.
3. Alegeți o regulă nouă.
4. Omiteți condițiile și începeți de la Regula goală. Acest lucru vă asigură că acoperiți toate e-mailurile.
5. Acum, selectați Amânați livrarea cu un număr de minute.

Dacă e-mailurile dvs. întârzie cu câteva minute, veți avea suficient timp să reconsiderați trimiterea acestora. Și probabil vă va oferi suficient timp pentru a vă aminti cele pe care le-ați trimis.

Acum știți cum să vă amintiți e-mailurile și ce să faceți pentru a evita situația în viitor.