Cum se descarcă toate e-mailurile de pe server în Outlook?

Outlook este interfața principală de e-mail pentru utilizatorii Microsoft Exchange Server. Este sincronizat cu serverul pentru a prelua și trimite e-mailuri rapid și ușor. Nu contează dacă clientul dvs. de e-mail este Outlook.com, Hotmail sau chiar un terț, cum ar fi Gmail, vă puteți configura cu ușurință contul și puteți începe să trimiteți toate acele e-mailuri de serviciu.

Întrucât sunt e-mailurile dvs., ați dori, desigur, posibilitatea de a le deschide oricând. Puteți depinde de faptul că Outlook afișează orice e-mail de care aveți nevoie, indiferent de câte luni au trecut de când l-ați scris. Sau poți? Se pare că lucrurile nu sunt atât de simple. Outlook nu afișează totul în mod implicit: majoritatea e-mailurilor dvs. rămân pe Microsoft Exchange Server, în timp ce doar o parte este disponibilă pentru dvs. în Outlook.

Dacă utilizați Outlook 2019, 2016, 2013 sau Outlook pentru Office 365, nu puteți obține acces instantaneu la e-mailurile mai vechi fără a modifica o setare a căsuței de e-mail. Deși e-mailul dvs. este păstrat pe server pentru totdeauna, dacă doriți acest lucru, s-ar putea să vă așteptați la comoditatea de a avea și o copie locală. Cu toate acestea, modul în care este configurat Outlook, descarcă până la 12 luni de e-mailuri pe discul dvs. local. Dacă trebuie să citiți e-mailuri mai vechi de această dată, va trebui să luați măsurile corespunzătoare pentru a forța Outlook să le descarce de pe server.

De ce Outlook are o limită de descărcare prin e-mail?

S-ar putea să vă întrebați de ce situația este așa. Acest lucru se datorează faptului că Microsoft Office face anumite setări inteligente atunci când este instalat pe sistemul dvs. Vă verifică toate componentele hardware și efectuează ajustările necesare pentru a permite programului să ruleze optim pe sistem. În ceea ce privește Outlook și e-mailurile de întreprindere, verificările pe care le efectuează asupra hardware-ului dvs. sunt utilizate pentru a seta parametrii de descărcare.

În mod clar, încearcă să ajute, dar programul poate deveni amestecător. După ce ați verificat hard diskul pentru a verifica cât spațiu a rămas, acesta ajustează automat limita de timp care determină câte dintre e-mailurile dvs. sunt păstrate local. Cu cât este disponibil mai mult spațiu pe disc, cu atât mai multe luni de e-mailuri sunt descărcate. Calculul se face conform următoarei formule:

• Dacă spațiul liber pe disc este de până la 64 de gigaocteți, până la 12 luni de e-mailuri sunt descărcate automat pe computer.
• Dacă spațiul liber pe disc se situează undeva între 32 gigaocteți și 64 gigaocteți (fără a include niciunul dintre numere), trei luni de e-mailuri sunt descărcate automat pe computer.
• Dacă spațiul liber de pe disc este mai mic de 32 de gigaocteți, e-mailurile în valoare de o lună sunt păstrate în spațiul de stocare local al computerului.

S-ar putea să vă întrebați despre ce e vorba și de ce setarea nu poate fi setată doar pentru a „descărca toate e-mailurile” sau ceva similar. De fapt, contrar credinței populare, e-mailurile pot ocupa mult spațiu de stocare. Cei care duc o viață încărcată de e-mailuri constată adesea că o mare cantitate de spațiu a fost ocupată atât de e-mailurile trimise, cât și de cele primite. Dacă nu vă monitorizați utilizarea discului, s-ar putea să vă treziți pentru a afla că tot spațiul dvs. a fost înghițit de corespondența dvs. de afaceri.

Microsoft știe și asta. De aceea Office este conceput pentru a regla automat parametrii de stocare, cum ar fi limita implicită de stocare a e-mailului local pentru Outlook. De obicei, acest lucru este în regulă; sunt șanse să nu aveți mare nevoie de e-mailuri din anii trecuți. Mai mult, indiferent de setare, veți obține în continuare acces local la sarcinile, întâlnirile din calendar și contactele dvs.

Rețineți că eficacitatea acestei setări depinde de tipul de client de e-mail pe care îl utilizați. Dacă utilizați unul dintre furnizorii de servicii de e-mail de la Microsoft, cum ar fi Hotmail, Outlook sau 0365, setarea influențează numărul de e-mailuri disponibile la nivel local. Același principiu se aplică majorității serviciilor populare de e-mail de afaceri din jur. Cu toate acestea, dacă se întâmplă să utilizați un furnizor public precum Gmail, Yandex sau Yahoo, nu veți avea această grijă, deoarece setarea nu va avea niciun efect. Toate e-mailurile dvs. de pe Microsoft Exchange Server vor avea o copie locală stocată în memoria internă a computerului.

Cum se face ca Outlook să descarce toate e-mailurile de pe server

Serverul aici se referă în mod natural la Microsoft Exchange Server. În timp ce unele companii cumpără o licență pentru a găzdui un server Exchange în incintă, altele apelează la un furnizor terț de servicii Exchange-as-a-Service. Popularitatea Exchange Online, o versiune cloud a serviciului găzduit chiar de Microsoft, este în creștere.

Indiferent de modul de schimb utilizat, funcția sa principală rămâne aceeași: un agent de transfer de mesaje care trimite e-mailuri între computere. Mesajele sunt citite la ambele capete prin intermediul unui client de e-mail, în acest caz, Outlook.

În esență, prin utilizarea Exchange, toate e-mailurile pe care le-ați trimis și primit vreodată sunt stocate pe serverul Exchange în perpetuitate. Desigur, păstrarea eternă a e-mailurilor dvs. este supusă unor lucruri precum limitele de stocare în cloud pentru conturi individuale și utilizarea continuă a contului. Ideea rămâne că, în circumstanțe normale, puteți vedea în continuare e-mailurile, inclusiv cele cu adevărat vechi, chiar dacă acestea nu sunt stocate pe computer.

Deci, ce poți să faci descărcați toate e-mailurile de pe server în Outlook? Dacă doriți să vizualizați toate e-mailurile în Outlook, există două moduri.

Metoda 1: utilizați linkul „Mai multe” în Outlook

Outlook pentru Office oferă o modalitate ușoară de a extinde numărul de e-mailuri afișate într-un folder. Presupunând că ați menținut contul pentru o lungă perioadă de timp sau că aveți un istoric de e-mail lung, aplicația va afișa de obicei doar cele mai recente e-mailuri. Dar tu poti forțează Outlook să descarce toate e-mailurile IMAP - sau afișați-le, cel puțin.

Când vă aflați într-un folder, cum ar fi Mesaje primite sau Trimise în Outlook și derulați în jos, ajungeți în curând la sfârșitul e-mailurilor afișate. Chiar acolo, veți vedea un mesaj care vă informează că puteți face clic pe link pentru a vedea mai multe mesaje:

Există mai multe articole în acest folder de pe server

Faceți clic aici pentru a vedea mai multe e-mailuri pe Microsoft Exchange

După ce faceți clic pe linkul „Faceți clic aici pentru a vizualiza mai multe e-mailuri pe Microsoft Exchange”, Outlook va descărca restul e-mailurilor pentru folderul respectiv pe computer. Acest lucru funcționează numai dacă aveți o conexiune la internet. În plus, numai e-mailurile pentru un anumit folder sunt descărcate. Astfel, dacă vă aflați în dosarul Trimis, veți primi doar toate e-mailurile pe care le-ați trimis vreodată.

Acest principiu este valabil dacă efectuați o căutare în căsuța poștală. Când introduceți interogarea de căutare și rezultatele sunt afișate, dacă există o mulțime de e-mailuri care corespund termenului de căutare, este posibil să vedeți următoarele în partea de jos a paginii cu rezultate:

Se afișează rezultatele recente ...

Mai mult

Dacă faceți clic pe linkul Mai multe, descărcați restul e-mailurilor care corespund interogării dvs. de căutare.

Dacă doriți să vedeți toate e-mailurile dintr-un anumit folder dintr-o privire, vă puteți conecta la contul dvs. prin intermediul aplicației web pentru Outlook. Aceasta vă duce la interfața Microsoft Exchange Server pentru contul dvs. și puteți vedea tot ce este stocat acolo.

Metoda 2: Modificați setarea „Mail to Keep Offline” din Outlook

Aceasta este setarea care determină câte luni de e-mailuri păstrează Outlook pe computer. Amintiți-vă că acest lucru funcționează numai atunci când utilizați un client de e-mail Microsoft sau un furnizor de servicii de e-mail de afaceri recunoscut. Puteți extinde numărul de mesaje păstrate sau îl puteți reduce, chiar. De asemenea, puteți spune Outlook să vă salveze fiecare e-mail la nivel local.

Potrivit Microsoft:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 și Outlook pentru Office 365 oferă opțiuni de 1, 3, 6, 12 sau 24 de luni sau Toate. Outlook 2019, Outlook 2016 și Outlook pentru Office 365 oferă opțiuni suplimentare de 3 zile, 1 săptămână și 2 săptămâni.

Fără alte întrebări, iată ce trebuie să faceți:

• Lansați aplicația Outlook.
• Accesați fila Fișier.
• Selectați opțiunea derulantă Setări cont.
• Când opțiunea este extinsă, selectați Setări cont.
• În fereastra Setări cont, selectați fila E-mail.
• Dacă aveți mai multe conturi în Outlook, acestea vor fi afișate aici. Selectați-o pe a cărei setări doriți să o ajustați, apoi faceți clic pe butonul Modificare.
• Se afișează caseta de dialog Schimbare cont. Asigurați-vă că este bifată caseta de selectare Utilizare mod cache în cache.
• Mutați glisorul „E-mail pentru a păstra offline” la numărul dorit de ani, luni, zile sau săptămâni. (Dacă glisorul este gri, este posibil ca administratorul dvs. să vă fi împiedicat să modificați setarea.)
• Faceți clic pe butonul Următor.
• Apare o fereastră pop-up care vă cere să confirmați modificarea configurației. Faceți clic pe OK.
• Faceți clic pe Finalizare și reporniți Outlook.

În curând ar trebui să vedeți un mesaj care vă informează că „Dosarele dvs. sunt actualizate” în partea de jos a Outlook. Acest lucru apare numai după ce Outlook a terminat descărcarea tuturor mesajelor dvs. de pe Microsoft Exchange Server.

Alegeți opțiunea Toate numai dacă există suficient spațiu de stocare. Setările dvs. trebuie să se potrivească cu spațiul de pe disc. Dacă alegeți opțiunea de a descărca toate e-mailurile pe un disc cu spațiu limitat, problemele sunt inevitabile. Vă recomandăm să ștergeți mai întâi toate articolele nedorite din spațiul de stocare pentru a elibera mai mult spațiu.

Bineînțeles, este posibil să vă fie greu să decideți ce să eliminați din spațiul dvs. de stocare, așa că suntem aici pentru a vă ajuta. Știați că, în afară de fișierele evidente din sistemul dvs., există și fișiere nedorite care nu au niciun scop, în afară de umflarea utilizării stocării? Desigur, ați dori să scăpați de ele, dar găsirea unde se află ar putea fi o problemă.

Pentru a rezolva această enigmă, vă recomandăm să descărcați BoostSpeed. Acest software este conceput pentru a elimina toate tipurile de conținut nedorit al computerului, cum ar fi fișierele temporare ale sistemului și ale utilizatorilor, memoria cache a browserului web, jurnalele de erori nefolosite, fișierele rămase din Windows Update, memoria inutilă a Microsoft Office și multe altele. După o scanare, veți observa extra gigaocteți de spațiu pe disc recuperat. Ca bonus, BoostSpeed ​​găsește și elimină toate cauzele încetinirii sistemului, asigurându-vă că computerul dvs. funcționează mai bine și mai stabil decât înainte.